コロナで海外出張に行けない！
海外出張の代行で押さえておきたい５つのポイント

はじめに

コロナウィルスの影響で海外ビジネスを取り巻く環境が一変しました。特に海外への渡航が大きな感染リスクを伴うものとなってしまい、国境をまたいだ移動に制限が課されています。毎年参加していた海外での展示会や現地視察ツアーが相次いで中止となり、海外での情報収集や事業展開に支障が出始めています。

一方で、移動を伴わないオンラインによるミーティングが日常業務に組込まれたり、実務経験のある専門人材を外部に求める機運が高まっています。 こういった環境変化の中、海外出張業務の代行サービスを提供する企業が増えています。多くは海外現地のスタッフや、現地通訳・翻訳者を活用したサービスとなっています。

ワークシフトは、アジアを中心とした世界210ヶ国に12万人以上の人材を有する仕事マッチング・プラットフォームを運営しており、グローバル人材を活用したビジネスサポートを国内企業向けに実施しています。過去に9,000件以上の業務依頼掲載の実績があり、今回は過去の傾向から、海外出張業務の代行サービスで重要な5つのポイントをまとめてみました。

下記資料で海外進出の際にご利用いただいた実例をご紹介しています。

ポイント１：「海外出張の代行」とはどんな業務なのか？

「海外に出張できない！」という事態は今まで経験したことのない事象なので、「海外の人に代行してもらう」という業務のイメージが湧かないかもしれません。具体的な業務内容は下記にて説明しますが、代行してもらう業務のコンセプトは、渡航できない今だからこそ「（仮に）御社に海外事務所があり、その現地スタッフに進めてもらいたい業務」とすれば、現地で代行して欲しい業務の内容が浮かんでくると思います。

海外出張の代行業務を大別すると大きく3つに分かれると考えられます。
①現地での情報収集、視察業務
②現地でのマーケティング業務
③現地での調査業務

更に詳しく業務レベルまで落とし込むと、以下のような事例を挙げることができます。
・店舗を回って、新商品の価格やパッケージを調査
・地元ライバル企業の、情報収集
・展示会に参加し、資料収集
・現地語で検索し、最新情報を入手
・地元企業の情報を、パワーポイントでまとめる
・販売候補先を検索し、リストアップ
・リスト先への、営業活動（インサイドセールス）
・インタビュー対象者を探し、アレンジ
・文献やWebから情報を収集し、日本語でまとめる
等々、様々な業務を海外出張の代わりに、現地の人材に依頼することができます。

ポイント２：適任者に代行業務を依頼できている？

海外であなたに代わり業務を代行してくれる方が、あなたと同じレベルの知識や経験を有しているわけではありません。例えば、翻訳を得意とする現地の人材が、営業や調査の業務を代行してもあまり結果は期待できません。また、特定の業界に属している人に、他業界のことをお願いするのも、やはり好ましくはありません。

少なくとも、現地で業務を代行される方の、学歴、就業経験、業務評価などを参考にしながら、適任者を選んでいく必要性があります。また、業務の詳細などに関しては、メッセージやビデオコールでしっかり詳細を確認する必要があります。

また、専門性が高くピンポイントの人材が見つからない場合、学歴や過去の役職などから、業務遂行能力が高いと思われる人材を検討することも重要です。優秀な方は、業務のコツをつかめば、あなたに代わって現地での作業を順調に進めてくれます。現地人材の学歴・業務経験や、現地での商習慣を尊重しつつ、適任と思われる人材に仕事を依頼することが重要です。

ポイント３：業務を依頼する時に心掛けておくことは？

シンプルに2つあります。「明確な業務指示」と「評価（報酬）体系」です。欧米などでは成果主義での仕事の進め方が定着しているため、普段の業務でこれらのことを実践しています。一方、日本企業は「行間を読んで欲しい！」というやや曖昧な依頼が散見されます。海外の方は行間を読めないのではなく、指示された業務内容を忠実に進めていく方が多いです。

では、どうすれば明確な業務指示や評価体系を提示できるのでしょうか。弊社ワークシフトでは既に9,000件以上の、海外在住者向けの業務依頼掲載があるのですが、その傾向を見ると、『箇条書きで、５Ｗ１Ｈを簡潔に指示している』ことが重要と分かります。長い文章で、こと細かに業務指示をすることとも違います。押さえるべき業務ポイントを明確化することで、成果物への評価も比較的容易におこなう事ができるのです。

また、業務途中のコミュニケーションは非常に重要です。今まで、あなたが海外出張していた代わりに業務を進めていくわけですが、人それぞれ進め方に違いはあります。今までの経験や「あなた流」の進め方は、業務途中であってもディスカッションしていくことが必要です。納品が届いたときに、「私ならこうやるね」と言うアドバイスは、時すでに遅しとなってしまう事もあります。

ポイント４：海外出張代行業務のメリットとは？

最大のメリットは費用の効率化です。渡航費や宿泊費を考えると、同じ費用内で、より多くの国々で業務を展開できる可能性があります。現地の方が代行するので、今まで2カ国へ出張をしていたところを、同じ費用で、3ヶ国、4ヶ国に業務を展開することができるかもしれません。

また、海外でのコロナウィルス感染リスクや、更には渡航禁止になり帰国できなくなってしまうリスクを避けることもできます。部下や社員（またその家族）を海外感染のリスクから守ると共に、より効率的に海外事業展開を進めていくには、現地の人材を活用した業務代行は大きなメリットと言えます。

ポイント５：海外出張代行業務のデメリットとは？

パンデミックにならなければ、多くの日本企業で海外出張の代行業務は検討されなかったと思います。やはり、現地に赴き、Face to Faceで商談や雑談をすることはビジネスを展開していく上で重要な要素と言えます。それができない今、海外ビジネスを展開していくことは昔よりも難しくなっているかもしれません。

ただ一方で、ビデオコールなどが一般化し、翻訳ツールなども充実してきています。パンデミックを新しいい海外展開の形を模索するよいチャンスと考え、前向きにチャレンジしていくことが重要です。パンデミックの収束後に、「実際の出張」と「業務代行」を組合せたより強固な海外ビジネスモデルを構築する過程にあると言えます。