日本と海外をつなぐクラウドソーシング

International Development Group

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2016/02～ 2015/05

Assistante Administrative et logistique à IDG (International Development Group) commis par l’USAID pour mesurer l’impact à mi-parcours du projet de Yaajeende et de PBS au Sénégal du 30 avril 2015 au 19 février 2016

Missions :
Fournir l'appui administratif et logistique à l'équipe ;
Superviser le chauffeur et mettre en place des carnets de bord ;
Veiller à l'inventaire des équipements acquis ;
Assurer le suivi des procédures d’achat des matériels ;
Exécuter au besoin toutes tâches administratives demandées par le coordinateur et le financier dans le cadre de leur travail et selon leurs compétences.  
Soutenir l’achat de l'équipement de bureau, des fournitures, du matériel et du mobilier de bureau requis
Soutenir l’organisation d’ateliers, d’évènements, et d’activités de l'IDG
Après avoir reçu une demande d'achat pour l'achat d'équipement et / ou de fournitures de bureau (avec les spécifications)
présenter les soumissions à l'approbation du responsable
informer et soutenir l’acquisition des matériels et services en respectant les règles de l 'IDG en faisant le suivi avec les équipes de l'IDG pour les dates de livraisons nécessaires
En coordination avec le financier s'assurer que tous les achats liés au projet soient examinés et approuvés par le gestionnaire de projet
Obtenir les devis et effectuer les comparaisons nécessaires pour sélectionner les meilleures offres et l’élaboration de bons de commande
En coordination avec le financier pour s'assurer qu'avant la commande et la livraison définitives de l'équipement, du matériel, le code du projet, le code de compte et le poste budgétaire aient été déterminés
Préparer les bons de commande / contrats.
Assurer la livraison en temps opportun des fournitures et du matériel achetés. Suivi avec le fournisseur pour le système d'approvisionnement et le statut de l'article fourni à sa destination comme l'installation, la mise en service, etc.
Vérifier toutes les fournitures livrées et s'assurer qu'elles sont appropriées et conformes aux spécifications requises, comme indiqué dans le bon de commande
Procéder à un premier examen des factures des fournisseurs pour assurer la conformité avec les bons de commande, contrats, biens, travaux, services reçus et faire un suivi auprès de l'unité des finances pour s'assurer que les comptes des fournisseurs soient réglés à temps
Respecter les procédures de la commande et la gestion des stocks en coordination avec le financier
Tenir un registre des immobilisations, veiller à ce qu'il soit régulièrement mis à jour et enregistrer toutes les informations pertinentes concernant l'utilisation et la restitution de toute immobilisation empruntée par le personnel
Suivre les mouvements quotidiens des chauffeurs. Aider à la coordination des besoins de transport des programmes et de la flotte des véhicules du bureau ; assurer que tous les chauffeurs tiennent correctement leur journal de bord. Surveiller les journaux de bord des véhicules sur une base hebdomadaire
Conduire et suivre la consommation de carburant de tous les véhicules
traduction des focus group